منشی حرفه ای کسی است که از استعدادها و خلاقیتش در جهت انجام دادن بهتر وظایفش بره می برد. او اهداف را شناسایی میکند، برنامه ریزی و سازماندهی می کند، تصمیم می گیرد و اجرا می کند. اگر در انجام کارها دچار اشتباه یا خطا شد با افتخار آن را میپذیرد و آن را اصلاح میکند.

برخلاف تصور عموم، وظیفه منشی فقط پاسخگویی به تلفن ها و ترتیب دادن ملاقات ها نیست. او به عنوان نماینده مدیریت اولین برخورد را با مراجه کنندگان خواهد داشت. بنابراین، باید تلاش کند تا با هر کس مطابق موقعیت اجتماعی و شخصیتش رفتاری مناسب داشته باشد وبتواند نمایی از سازمان خود را در ذهن دیگران به تصویر بکشد.


منشی در یک سازمان مانند یخچال در خانه است! ! که تمام اعضای خانه به آن سر میزنند. بنابراین، منشی باید آمادگی پاسخ به نیازها،پرسش ها و درخواست های رییس، کارمندان و مشتریان سازمان را داشته باشد.

یک منشی حرفه ای هنگام پاسخگویی تلفن با صدایی واضح و شاداب نام شرکت را معرفی می کند و با گفتن: "بفرمایید" به گفته های طرف مقابل گوش می کند، و برای تأثیرگذاری بیشتر موارد زیر را رعایت میکند:
پاسخ دادن به تلفن پیش از آنکه سه بار زنگ بزند الگوی مناسبی است.
جملات خود را کوتاه بیان کنید، زیرا جملات طولانی موجب سردرگمی و خستگی طرف مقابل میشود.
هنگام استفاده از تلفن آدامس نجویید، سیگار نکشید و بهتر است لبخند بزنید.
خود را برای شنیدن گفته های طرف مقابل مشتاق نشان دهید.
لحن صدای خود را همواره آرام نگاه دارید.
همیشه وسایلی مانند قلم و کاغذ را دم دست خود داشته باشید و مطالب مهم را  یادداشت کنید.
بیشتر از چند ثانیه کسی را پشت خط نگاه ندارید. اگر کار مهمی را باید انجام دهید دکمه موسیقی حالت انتظار تلفن را فعال کنید تا طرف مقابل متوجه حالت انتظار باشد.

از نکات مهم در کار سؤال کردن است. سؤال کردن در کار موجب میشود مرتکب خطا نشوید، پرسش در مورد یک موضوع حداقل نشان میدهد به آن اهمیت بیشتری داده اید. اگر سؤال هایی بی معنا را  بپرسید دیگر اشتباهاتی بی معنا را نخواهید داشت.
از شغل خود لذت ببرید! !

اگر میخواهید از تمام لحظات زندگی خود لذت ببرید، دریابید که از انجام دادن چه کاری لذت میبرید.
باید مثبت به شغل تان بنگرید، در صدد یافتن چیزهای خوب آن باشید و خوش بینانه نسبت به آن قضاوت کنید.
در نظر داشته باشید که شما در قبال انجام وظایف خود بهترین چیزها – یعنی وقت و عمرتان – را صرف می کنید بنابراین، چرا از انجام آن لذت نمیبرید؟!  شغل شما قسمتی از شخصیت شماست، شخصیت خود را در انجام درست کارها بجویید.

و در آخر  برای صرفه جویی در انجام درست کارها، اهداف خود را به روشنی مشخص و با یک جمله مثل:
"من میخواهم ... کار را به وسیله .... به انجام برسانم"
بیان کنید.

طراحی سایت در تبریز

تماس با مشاورین موسسه

Mobile number of پشتیبانی موسسه 09903808502
نماد طرح ساماندهی وزارت ارشاد
logo-samandehi